Содержание

• этапы
• Часть 1 Обратитесь на сайт
• Часть 2 Написать
• Часть 3 Оставайтесь вежливыми

В этой статье: Посетите веб-сайтE-mail lRester poli10 Ссылки

Некоторые люди не уверены, как отправить обслуживание клиентов. Как можно описать этот вид формы d, когда вы делали это на бумаге? Каковы соглашения и стандарты для такого запроса? Хотя это будет отличаться в зависимости от отрасли, региона и культуры, существуют некоторые общие правила, которым вы должны следовать, чтобы обеспечить эффективность вашего приложения.

этапы

Часть 1 Обратитесь на сайт

1. 
   
   

   
   Найдите ответ. Прежде чем сесть за свой рабочий стол и написать в службу поддержки, вы должны убедиться, что ответ на ваш вопрос еще не появился на их веб-сайте. Многие компании часто задают вопросы или справочные страницы, которые отвечают на наиболее часто задаваемые вопросы.
   • Обычно вы можете найти ссылку на эти страницы, перейдя вниз страницы сайта и нажав кнопку, где можно написать «связаться с нами» или «обслуживание клиентов».

2. 
   
   

   
   Найдите страницы справки. Если вы не видите ссылку на службу поддержки в нижней части страницы сайта, вы можете попробовать поиск в специальной панели. В правом верхнем углу главной страницы вы часто увидите строку, в которой вы можете ввести свой запрос, или значок увеличительного стекла. Например, введите «Служба поддержки» или «Контакт» и нажмите Enter.
   • Часто на странице контактов вы найдете адрес для отправки ваших запросов и жалоб.
     • Проверьте эту страницу, чтобы убедиться, что вы получите копию своего запроса. Если нет, выполните поиск, чтобы найти адрес для отправки непосредственно от вашего клиента, чтобы отслеживать вашу переписку.

3. 
   
   

   
   
   
   Используйте панель поиска. Выполните поиск вашего вопроса в той же строке поиска, которую вы использовали, чтобы найти адрес. Если вы начнете с поиска таким способом, чтобы найти решение вашей проблемы, вам, возможно, даже не придется его отправлять.
   • Это важный шаг, чтобы не пойти на идиота и чтобы ваш вопрос учитывался при отправке вашего. Если вы зададите вопрос, ответ на который уже есть на сайте, сотрудники службы поддержки увидят в вас требовательного и ленивого клиента и могут не дать вам наилучших ответов.
   • Также проверьте часто задаваемые вопросы. Зачастую кто-то уже задавал тот же вопрос, что и вы, и ответ был опубликован в часто задаваемых вопросах.Многие веб-сайты предлагают этот тип услуг, чтобы уменьшить количество сообщений, отправляемых в службу поддержки клиентов.

4. 
   
   

   
   Ознакомьтесь с политикой компании. Если вы не можете найти ответ на свой вопрос с помощью панели поиска или часто задаваемых вопросов, вы можете найти его, посетив страницу информации или политики на веб-сайте. Еще раз, вы должны найти его в самом низу главной страницы. Нажмите на ссылки, которые могут направить вас к ответу, который вы ищете: «о», «индекс», «кредитные карты», «продукты», «условия возврата», «защита конфиденциальности», «условия» использовать и т. д.
   • Даже если вы не можете найти ответ, посмотрев на эти страницы, всегда полезно взглянуть, чтобы получить лучшее представление о том, как работает компания, и узнать, что нужно включить в ваше заявление.

Часть 2 Написать

1. 
   
   

   
   
   
   Определите содержание. Вы можете пожаловаться или выразить свое удовлетворение. Все, что вы отправляете в службу поддержки, не должно быть жалобой. Вы также можете поблагодарить их за услугу, которую они вам оказали. Большинство компаний рады получить такие вопросы, а также вопросы.
   • Имейте в виду, однако, что, как правило, записывать жалобы по телефону быстрее и точнее, чем по. Последнее отлично подходит для того, чтобы поблагодарить вас или задать вопрос, который не требует немедленного ответа, но если вам нужно решить свою проблему прямо сейчас, вам следует подумать о том, чтобы позвонить.

2. 
   
   

   
   Напишите четкое название. Найдите справедливое и прямое название. Ваша цель состоит в том, чтобы указать на вас человеком, который поставил галочку для более быстрого ответа. Найдите короткую тему, которая содержит краткое изложение вашего запроса и только просит прочитать.
   • Например: «моя собака разорвала мою пожизненную гарантию, мне нужна замена».

3. 
   
   

   
   Начните с приветствия. Как только вы нашли хорошее название, вы должны приветствовать человека, который читает вас. Не начинайте прямо сейчас с разговора о вашей проблеме. Вы бы приветствовали человека, с которым разговариваете по телефону, не так ли? Вы можете выбрать что-то простое, например: «Уважаемая команда обслуживания клиентов» или более общее «Уважаемый сэр / мадам».
   • Попробуйте найти имя для вашего приветствия. Некоторые небольшие компании могут указывать имя человека, который занимается обслуживанием клиентов, и если вы используете его, вы можете сделать его более личным и важным.
   • Вы можете завершить приветствие запятой: «Уважаемая команда обслуживания клиентов»

4. 
   
   

   
   Соблюдайте стандарты общения в письменной форме. Держите внимание человека, читающего вас, следуя стандартам типографии. Не пишите все заглавными буквами, не смешивайте прописные и строчные буквы или разные шрифты. Просто введите пунктуацию, орфографию и заглавные буквы. Это позволит серьезно относиться к вашему запросу.

5. 
   
   

   
   Сохраняйте вежливый тон. Сохраняйте вежливый тон, даже если вы пишете, чтобы пожаловаться или выразить свое разочарование. Человек, который читает вас, будет уважать вас больше как клиента, и вы, вероятно, получите более вежливое обращение.

6. 
   
   

   
   Представьтесь, пожалуйста. После приветствия представьтесь. Укажите свое имя и объясните свои отношения с компанией, указав, является ли она вашей первой или вы уже связались с ними. В любом случае, сотрудник службы поддержки клиентов захочет держать вас в числе своих клиентов. Если уместно, также укажите, где вы пишете (например, для продукта или услуги за пределами).

7. 
   
   

   
   Будьте конкретны. Используйте конкретные слова в вашем. Избегайте слишком общих терминов, таких как «мой продукт», скорее опишите подробно продукт или услугу, о которой идет речь, и причину, по которой вы это делаете. Опишите события, связанные с продуктом, которые побудили вас связаться с ними, чтобы сотрудник мог ответить вам конкретно. Если вы дадите эту информацию сразу, вы избавите себя от ненужных обменов.
   • Если продукт присутствует на их веб-сайте, укажите его URL, чтобы сотрудник мог быстро с ним ознакомиться.
   • Также укажите идентификатор вашего заказа, потому что в любом случае мы попросим вас рано или поздно. Этот номер позволяет идентифицировать ваш заказ и найти его в своей системе.

8. 
   
   

   
   Задайте четкие вопросы. Всегда будь прямым в своем. Не поворачивайтесь вокруг горшка. После того как вы приветствовали и представились, начните новый абзац, чтобы объяснить, что происходит с использованием определенного языка, как упомянуто выше.
   • Спросите прямо о уступках, которые вы хотите получить. Поначалу вы можете чувствовать себя немного стеснительным, но вы должны отложить свою стеснительность ради себя. Если вы хотите что-то в обмен на ваш дефектный продукт, попросите об этом.

9. 
   
   

   
   Напишите короткие абзацы. Не растягивайте слишком сильно. Вам будет легче читать, если вы сохраните одно, два или три предложения в каждом абзаце. Это также позволяет пользователю быстро просмотреть его, чтобы узнать, должен ли он ответить на него первым. Если вы отправите большой блок неперевариваемого е, он окажется в нижней части стопки, потому что у сотрудника не хватило смелости найти то, о чем вы говорите.

10. 
    
    

    
    Закончите с простой подписью. Завершите его предложением, которое обобщает ваш запрос или комплимент, за которым следуют добрые пожелания. Вы можете закончить «сердечно», но вы также можете пропустить этот шаг и просто поставить свою подпись. Вы также можете указать, что ожидаете быстрого ответа, написав «в ожидании вашего быстрого ответа» или что-то в этом роде.
    • Подпись е - это небольшой блок е, где вы записываете свое имя, профессию и контактную информацию. Чаще всего вы можете выбрать стандартную подпись для своего клиента и установить ее так, чтобы она автоматически отображалась внизу вашей учетной записи.

11. 
    
    

    
    Не ставьте вложения. Старайтесь не прикреплять вложения при первой их отправке. Многие веб-сайты имеют фильтры, специально предназначенные для вложений, и вы можете оказаться в ненужном поле, прежде чем сможете читать.
    • Конечно, вы должны прикрепить приложение, если вы подаете заявку на вакансию или вас попросили приложить резюме в формате Word.
    • Не указывайте имя пользователя, пароль или номера кредитных карт.

12. 
    
    

    
    Исправьте ошибки перед отправкой. Как только вы закончили свое описание, не отправляйте его немедленно. Вы должны исправить ошибки, убедившись, что они не влияют на качество вашего письма. Даже если вы пишете на своем смартфоне, добавленная автоматически фраза «Отправлено с моего iPhone» не отменяет грамматических или пунктуационных ошибок, которые сделают ваш запрос менее профессиональным.

13. 
    
    

    
    Продолжайте. Если вы не получили ответ в течение следующих нескольких дней, возможно, вы оказались в поле для нежелательных сообщений или в нижней части списка подлежащих лечению. Верните один, процитировав первый и спросив, получен ли он.

Часть 3 Оставайтесь вежливыми

1. 
   
   

   
   Береги грамматику и орфографию. Вы можете не осознавать этого, но вы будете вежливы в обращении к грамматике и правописанию. Если вы стараетесь четко изложить свою проблему, вы показываете, что уважаете человека, который собирается вас читать, что указывает на вашу вежливость в целом.

2. 
   
   

   
   Покажите свое образование и свои знания. Не будьте претенциозными, но позвольте своему образованию сиять, используя подходящие слова. Кроме того, если вы посмотрели их веб-сайт и поинтересовались их политикой, укажите это в l и скажите им, что не смогли найти ответ.

3. 
   
   

   
   Избегайте шуток. Сохраняйте свои остроумные замечания и шутки для своих друзей, если вы хотите, чтобы ваши воспринимались всерьез, по крайней мере, в первом. Этот вид языка может считаться неуместным, и вам придется поднимать голову во всей переписке, независимо от того, в какую компанию вы пишете.
   • После того, как вы установили контакт через несколько секунд, шутки обычно более приемлемы и понятны.

4. 
   
   

   
   Выразите себя, не будучи агрессивным. Даже если вы рассержены из-за рассматриваемого продукта или услуги, вы не получите желаемого, выразив это в своем. Вы получите гораздо более положительные результаты, оставаясь уважительными и вежливыми, а не агрессивными.
   • Помните также, что вы не можете правильно выразить свои эмоции в одном. Если вы действительно разочарованы и хотите получить быстрый ответ, вам следует подумать о том, чтобы позвонить.

5. 
   
   

   
   Упомяните свою верность и благодарность. Наконец, вы можете упомянуть о вашей лояльности к этой компании и благодарности за ее прошлые услуги, чтобы сделать ваши самые ценные и быстрее получить ответ.